ワークフローシステムの開発・導入の進め方
稟議書や経費精算、休暇申請などを紙やメール、Excelで回していると、「承認者が出張中で止まっている」「今どこまで承認が進んだかわからない」「過去の稟議を探すのに時間がかかる」といった問題が起きがちです。テレワークの普及もあり、申請・承認の電子化は多くの企業にとって身近な課題になりました。
この記事では、ワークフローシステムの基本と主な機能、クラウドサービスと自社開発の選び方、開発費用の目安、導入を成功させる進め方を解説します。申請・承認業務の見直しを検討している担当者の方は参考にしてください。
- ワークフローシステムは申請・承認・決裁の流れを電子化し、進捗の見える化と記録の保存を実現します。
- 一般的な稟議や経費精算ならクラウド型サービスで十分なことが多いです。
- 業務システムと一体で承認を回したい、承認ルートが複雑といった場合は自社開発が向きます。
- 成功の鍵はシステムより先に承認ルートと決裁権限を整理することです。
目次
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁といった一連の手続き（ワークフロー）を電子化し、申請書の作成から承認者への回付、決裁、記録の保存までをシステム上で行えるようにする仕組みです。紙の書類を回覧する代わりに、申請内容が決められた承認ルートに沿って自動的に次の承認者へ届きます。
対象となる業務は、稟議、経費精算、出張申請、休暇申請、購買申請、契約書の確認依頼など多岐にわたります。多くの部署や役職者が関わるため、導入効果が会社全体に広がりやすい業務システムの一つです。
ワークフローシステムの主な機能
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 申請フォーム作成 | 稟議・経費・休暇など、申請の種類ごとの入力画面を作成 |
| 承認ルート設定 | 部署・役職・金額などの条件で承認者を自動で決定 |
| 承認・差し戻し | 承認、却下、差し戻し、代理承認、コメント |
| 通知 | 承認依頼・承認完了・差し戻しのメールやチャット通知 |
| 進捗確認・検索 | 申請の現在の状況、過去の申請の検索と閲覧 |
| 他システム連携 | 会計・人事・販売管理などへの承認済みデータの連携 |
ワークフローシステムを導入するメリット
クラウドサービスと自社開発の選び方
ワークフローシステムには、月額制のクラウドサービスやグループウェアに含まれるワークフロー機能が数多くあります。自社開発との違いは次のとおりです。
クラウドサービスが向いている
- 稟議・経費精算・休暇など一般的な申請が中心
- 承認ルートが部署・役職・金額程度の条件で決まる
- 早く導入し、ペーパーレス化を進めたい
- 他の業務システムとの連携は最小限でよい
自社開発が向いている
- 販売管理や生産管理など業務システムの中で承認を回したい
- 案件・取引先・金額など複数条件で承認ルートが変わる
- 承認後に業務データを自動更新する処理が必要
- 既存サービスの申請フォームでは入力項目を表現しきれない
判断の目安は、「承認が独立した手続きなのか、業務の流れの一部なのか」です。稟議や休暇申請のように独立した手続きであればクラウドサービスで十分なことが多く、見積の値引き承認や発注の承認のように業務データと一体になっている承認は、業務システムの中に組み込むほうが二重入力を防げます。見積の承認については見積作成業務のシステム化でも触れています。
ワークフローシステムの開発費用の目安
自社開発する場合の費用は、申請の種類の数、承認ルートの複雑さ、連携先の数によって変わります。以下は一般的な目安です。
開発期間は、基本的な申請・承認で2〜4か月、連携を含む場合で5〜8か月程度が目安です。稼働後は保守費として年間で開発費の10〜15％程度を見込んでおきましょう。クラウドサービスは1ユーザーあたりの月額料金が一般的なため、利用人数と使用期間をかけ合わせた総額で比較することが大切です。
費用を左右しやすいのは、申請フォームの数よりも承認ルートの条件分岐です。「金額が100万円を超えたら役員承認」程度であれば単純ですが、部署・取引先・案件の種類など複数の条件が組み合わさると、設計とテストの工数が大きく増えます。開発を依頼する前に承認ルートを表にまとめておくと、見積もりの精度が上がります。
ワークフローシステム導入の進め方
ワークフローシステムの導入で最もつまずきやすいのは、システムの選定ではなく「承認ルートの整理」です。紙の運用では暗黙のうちに行われていた例外処理を、システムではすべてルールとして定義する必要があるためです。
- 対象の申請を洗い出す社内にある申請書の種類と件数、現在の回付の流れを一覧にします。
- 承認ルートと決裁権限を整理職務権限規程を確認し、金額や内容ごとに誰が承認・決裁するかを明文化します。不要な承認者は減らします。
- 優先する申請を決める件数が多い、または遅延の影響が大きい申請から着手します。
- 方式を選び、要件をまとめるクラウドサービスで対応できるか、開発が必要かを判断し、必要な機能と連携を要件にします。
- 試験運用と社内展開一部の部署で試験運用して操作性や承認ルートを確認し、全社に展開します。
- 例外ルールを確認する：承認者不在時の代理承認、急ぎの案件の事後承認などをどう扱うか
- 承認者を増やしすぎない：念のための承認者を入れると、紙のとき以上に承認が遅くなります
- スマートフォン対応：役職者が外出先で承認できるかどうかで、スピードが大きく変わります
- 過去の書類の扱い：紙の稟議や過去データをどこまで電子化して移行するかを決めます
ワークフローを含む業務システム全体の開発手順は、業務システム開発の進め方で詳しく解説しています。勤怠の修正や休暇申請を承認フローに載せたい場合は、勤怠管理システムの独自開発の記事もあわせてご覧ください。
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よくある質問
- ワークフローシステムを自社開発するといくらかかりますか？
- 数種類の申請と基本的な承認機能であれば200万〜400万円程度、条件分岐や代理承認、多数の申請を含むと400万〜800万円程度が目安です。会計や業務システムとの連携を含むと、さらに費用が増えます。
- グループウェアのワークフロー機能とは何が違いますか？
- グループウェアのワークフロー機能は、一般的な申請・承認を手軽に電子化するのに向いています。一方、自社開発のワークフローは、業務システムのデータと連動した承認や、複雑な条件の承認ルートに対応できる点が異なります。
- 導入にはどれくらいの期間がかかりますか？
- クラウドサービスであれば、承認ルートの整理と設定を含めて1〜3か月程度で運用を始められることが多いです。自社開発の場合は、規模に応じて2〜8か月程度が目安です。
まとめ
ワークフローシステムは、申請・承認・決裁の流れを電子化し、承認のスピードアップ、進捗の見える化、記録の保存、内部統制の強化を実現する業務システムです。一般的な申請であればクラウドサービス、業務データと一体の承認や複雑な承認ルートが必要な場合は自社開発が向いています。
どちらを選ぶ場合も、成功の鍵はシステム導入の前に承認ルートと決裁権限を整理することです。業務そのものの見直しとセットで進めることで、ワークフローシステムの効果を最大限に引き出せます。
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