見積作成業務をシステム化するメリットと方法

「見積書の作成に毎回30分以上かかる」「単価表が担当者ごとに違っていて、同じ商品なのに見積金額がバラバラ」「上司の確認待ちで顧客への提出が遅れる」――見積作成は受注の入口となる大切な業務ですが、Excelのテンプレートと担当者の経験に頼っている会社が多いのが実情です。

この記事では、見積作成業務をシステム化するメリットと、クラウドの見積作成サービス・販売管理システム・自社開発といった方法の違い、見積システムに必要な機能、費用の目安、導入の進め方を解説します。見積業務の効率化を検討している担当者の方は参考にしてください。

見積作成業務のシステム化とは

見積作成業務のシステム化とは、見積書の作成・金額計算・承認・発行・履歴管理といった一連の作業を、Excelや手作業からシステムに置き換えることです。商品マスタや単価表、顧客ごとの掛け率などをシステムで一元管理し、誰が作っても同じルールで正確な見積書を作れる状態をつくります。

見積は受注前の業務であるため、システム化の優先度が後回しにされがちです。しかし、見積の速さと正確さは受注率に影響しますし、見積時の原価の見込みが甘いと、受注後に利益が出ないという問題にもつながります。

Excelでの見積作成でよくある課題

見積作成をシステム化するメリット

特に効果が大きいのは、見積のルールが「ベテランの頭の中」にある会社です。システム化の過程でルールを明文化すること自体が、属人化の解消につながります。

見積作成をシステム化する3つの方法

見積作成業務をシステム化する方法は、主に次の3つです。

自社開発が向いているケース

次のような特徴がある場合、既製のサービスでは対応しにくく、自社開発を検討する価値があります。

• 仕様の組み合わせで価格が決まる：サイズ・材質・加工内容・数量などの組み合わせで単価が変わる（受注生産、印刷、建材など）
• 原価の積み上げ計算が必要：材料費・加工時間・外注費などを積み上げて見積金額を算出する
• 顧客ごとの価格体系が複雑：顧客別の掛け率、数量割引、契約単価が混在している
• 既存システムと連携したい：生産管理や販売管理のデータと見積を連動させたい

反対に、商品点数が少なく、見積書の体裁を整えることが主な目的であれば、クラウドサービスで十分なことが多いでしょう。見積から請求まで一体で見直したい場合は、販売管理システムの開発の記事もあわせてご覧ください。

関連記事販売管理システムを開発するメリットと費用相場

見積システムの主な機能と費用の目安

自社開発する場合の見積システムの主な機能と、範囲ごとの費用の目安は次のとおりです。

費用を大きく左右するのは、価格計算ロジックの複雑さです。「この条件のときはこの単価」というルールが多いほど、設計とテストの工数が増えます。開発期間は、基本機能のみで2〜4か月、価格計算や連携を含む場合で4〜8か月程度が目安です。稼働後は保守費として年間で開発費の10〜15％程度を見込んでおきましょう。業務システム全体の費用感は業務システム費用相場で解説しています。

関連記事業務システム開発の費用相場｜機能別の目安と安く抑えるコツ

見積作成業務のシステム化の進め方

1. 現状の見積業務を棚卸し見積のパターン、使っている単価表やExcelテンプレート、承認の流れを洗い出します。
2. 価格ルールを明文化単価・掛け率・値引き・端数処理など、担当者の判断に頼っているルールを文章や表にします。
3. 方法を選ぶクラウドサービスで足りるか、開発が必要かを、価格ルールの複雑さと連携の必要性から判断します。
4. 要件定義と見積もり比較必要な機能と帳票をまとめ、複数の開発会社やサービスを比較します。
5. テストと段階導入過去の見積データで計算結果を検証し、一部の部署や商品から導入して広げます。

Excelのテンプレートや関数で見積を作っている場合は、その中に価格ルールが埋め込まれていることが多いため、Excelファイルの分析から始めるのが近道です。Excel業務全般のシステム化についてはExcel業務のシステム化もご参照ください。

よくある質問

まとめ

見積作成業務のシステム化は、作成時間の短縮、金額のばらつき防止、承認の迅速化、利益の見える化といったメリットがあります。方法はクラウド見積サービス、販売管理システム、自社開発の3つで、価格計算のルールが複雑なほど自社開発が向いています。

まずは現状の見積パターンと価格ルールを洗い出し、明文化するところから始めましょう。ルールが整理できれば、どの方法が自社に合っているかも判断しやすくなります。

関連記事ワークフローシステムの開発・導入の進め方

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」