要件定義書の書き方と記載項目【テンプレートあり】
要件定義書は、システム開発において「何を作るか」を発注者と開発会社が合意した証拠となる文書です。設計・開発・テスト・検収のすべてがこの文書を基準に進むため、書き方次第でプロジェクトの成否が変わります。
この記事では、要件定義書に記載すべき項目と書き方を記入例つきで解説し、そのままコピーして使えるテンプレートを紹介します。
- 要件定義書は「概要・業務要件・機能要件・非機能要件・データ・外部連携・移行・前提条件」で構成する
- 書き方のコツは、誰が読んでも同じ意味に取れる具体的な表現にすること（「速く」ではなく「3秒以内」）
- 「やらないこと（対象外）」を明記すると、後のトラブルを防げる
- 発注者は、業務担当者と決裁者の両方でレビューしてから承認する
目次
要件定義書とは
要件定義書とは、システムで実現する機能・性能・条件を明文化し、発注者と開発会社が合意した内容をまとめた文書です。要件定義の工程の最終成果物で、多くの場合は開発会社が作成し、発注者が確認・承認します。
提案依頼書（RFP）が「発注先を選ぶための要望書」であるのに対し、要件定義書は「作るものを確定させる仕様の土台」です。
要件定義書の構成
要件定義書の主な構成
項目別の書き方と記入例
1. 概要
システム化の背景と目的、対象範囲、用語の定義を書きます。目的は数値目標まで書くと、優先順位の判断基準になります。
2. 業務要件
現状の業務の流れ（As-Is）と、システム化後の業務の流れ（To-Be）を業務フロー図で示します。誰が、いつ、何をするのかがわかるように、担当者（部門）ごとにレーンを分けて書くとわかりやすくなります。
3. 機能要件
機能一覧、画面一覧、帳票一覧を作り、主要な機能については処理内容を説明します。機能には優先度（必須・重要・任意）をつけます。
| 悪い書き方 | 良い書き方 |
|---|---|
| 在庫を管理できること | 入庫・出庫の登録時に在庫数を自動更新し、商品別・倉庫別の在庫数を一覧表示できること |
| 検索しやすいこと | 取引先名（部分一致）、受注日（期間）、担当者で絞り込み検索できること |
| 見積書を出せること | 見積データから所定レイアウトのPDFを出力し、メール送信用にダウンロードできること |
4. 非機能要件
性能、可用性、セキュリティ、運用・保守、利用環境などを書きます。曖昧な表現を避け、数値や具体的な条件で書くのがポイントです。
| 分類 | 記入例 |
|---|---|
| 性能 | 一覧画面の表示は通常時3秒以内。同時利用者30名まで |
| 可用性 | 稼働時間は平日8時〜21時。計画停止は月1回まで |
| セキュリティ | ID・パスワード認証。管理者・一般の2種類の権限。通信はSSL/TLSで暗号化 |
| バックアップ | データベースを日次で自動バックアップし、14日分保持 |
| 利用環境 | Windows PCのChrome・Edge最新版。倉庫ではタブレット（Safari）でも利用 |
5. データ・外部連携
システムで扱う主なデータ（取引先、商品、受注など）と主要項目、他システムとの連携方法（CSV、APIなど）、連携のタイミングを書きます。
6. 移行・前提条件・対象外
既存データの移行範囲、前提条件、そして今回やらないこと（対象外）を明記します。対象外を書いておくことで、「それもやってくれると思っていた」というトラブルを防げます。
要件定義書テンプレート
以下をコピーして、WordやGoogleドキュメントに貼り付けてご活用ください。
わかりやすい要件定義書にするコツ
- 数値と条件で書く：「速い」「使いやすい」ではなく、測れる基準にする
- 図と表を使う：業務フロー、画面イメージ、一覧表で文章を補う
- 主語を明確にする：誰が（どの役割が）その操作をするのかを書く
- 未決事項を一覧で管理する：決まっていないことを隠さず、担当と期限をつける
- 改訂履歴を残す：いつ何が変わったかを追えるようにする
発注者がレビューで確認すべきポイント
- 目的と目標が、社内で合意した内容と一致しているか
- 実際の業務の流れ（例外処理を含む）が漏れなく書かれているか
- 必須機能がすべて含まれ、優先度が正しいか
- 対象外事項に、実は必要なものが含まれていないか
- 業務担当者と決裁者の両方が確認したか
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よくある質問
- 要件定義書は誰が作成しますか？
- 一般的には開発会社が作成し、発注者が確認・承認します。発注者は業務の説明と要望の整理を行い、内容の最終判断を担います。
- 要件定義書はどのくらいの分量になりますか？
- 小規模なシステムで10〜20ページ、中規模の業務システムで30〜80ページ程度が目安です。分量よりも、判断に必要な情報が具体的に書かれていることが重要です。
- 要件定義書と基本設計書の違いは何ですか？
- 要件定義書は「何を実現するか」を定めた文書、基本設計書は「どのように実現するか」を画面・機能・データの仕様として具体化した文書です。
まとめ
要件定義書は、概要、業務要件、機能要件、非機能要件、データ・連携、移行・前提条件・対象外で構成し、誰が読んでも同じ意味に取れるよう数値や具体的な条件で書くことが大切です。テンプレートを活用し、業務担当者と決裁者の両方でレビューしてから承認しましょう。
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