社員30名の会社のITにかかる年間費用の内訳｜中小企業のIT予算の目安と見直し方
「ITにいくらかかっているのか、全体を把握できていない」「来年度のIT予算をどう立てればよいか分からない」。中小企業では、IT関連の支払いが複数の部署やクレジットカードに分かれ、全体の金額が見えていないことがよくあります。
この記事では、社員30名の会社を例に、ITにかかる年間費用の内訳を試算しました。予算の立て方と、無駄を減らす見直しのポイントも解説します。
この記事の結論
- 社員30名の会社のIT費用は、試算では年間およそ450万〜1,000万円（業務システムの開発費を除く）
- 大きいのはPCの入れ替え・SaaSの利用料・IT管理の人件費（または外注費）の3つ
- PCは4〜5年で入れ替える前提で、毎年の予算に均して計上すると急な出費を防げる
- 見直しの第一歩は、請求書とカード明細から契約をすべて一覧にすること
試算の前提
社員30名、PC30台、事務所1か所、Microsoft 365を利用し、販売管理などの業務システムをひとつ使っている会社を想定しました。金額は一般的な価格をもとにした目安で、業種や使うサービスによって大きく変わります（税別）。
年間費用の内訳（試算）
| 費目 | 内容 | 年間の目安 |
|---|---|---|
| PC・周辺機器 | PC30台（1台15万〜20万円を5年で入れ替え）、モニター、周辺機器 | 100万〜150万円 |
| Microsoft 365などのライセンス | 30名分（1人あたり月1,000〜3,000円程度） | 40万〜110万円 |
| その他のSaaS | 会計、勤怠、経費精算、チャット、Web会議など | 50万〜150万円 |
| 通信 | インターネット回線、社用スマートフォン | 60万〜120万円 |
| 複合機 | リース料、カウンター料金 | 30万〜60万円 |
| セキュリティ | ウイルス対策、UTM、バックアップ | 20万〜60万円 |
| サーバー・Webサイト | レンタルサーバー、ドメイン、Webサイトの保守 | 10万〜50万円 |
| 業務システムの保守 | 販売管理システムなどの保守契約 | 50万〜150万円 |
| IT管理の人件費・外注費 | 情シス代行（月7万〜15万円）、または兼任者の人件費の一部 | 84万〜180万円 |
| 合計 | 約450万〜1,030万円 |
年間費用の構成（試算の中央値）
見えにくい費用表には入れていませんが、IT担当者がいない会社では、総務や現場の社員がPCのトラブルや設定に使っている時間も実質的な費用です。1人が月10時間使っていれば、年間120時間分の人件費がかかっています。
IT予算の立て方
- 今の契約をすべて一覧にする過去1年分の請求書とカード明細から、IT関連の支払いを洗い出す
- 「毎年かかる費用」と「数年ごとの費用」に分けるライセンスや保守は毎年、PCやサーバーの入れ替えは数年ごと
- 数年ごとの費用を年に均すPCは4〜5年、サーバーは5〜7年で入れ替える前提で、毎年の予算に積み立てる
- サポート期限を確認するOSや業務システムのサポート終了が近いものは、入れ替え費用を前倒しで見込む
- 改善の投資を別枠で取る業務の効率化やセキュリティ強化のための費用を、維持費とは別に計上する
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無駄を減らす見直しのポイント
- 使っていないライセンスを解約：退職者や使われていないSaaSのアカウントに払い続けていないか
- 重複したサービスをまとめる：Microsoft 365に含まれる機能（Teams、OneDrive）と同じ機能のSaaSを別に契約していないか
- 複合機・回線の契約を比べ直す：長く契約したままのリースや回線は、条件を見直すと下がることがある
- 古い業務システムの維持費を確認：保守費が年々上がっている、改修のたびに高額な見積もりが来る場合は、入れ替えも選択肢になる
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IT費用の棚卸しからオーバーエックスの情シス代行では、最初の現状調査（10万円・税別）で、PC・アカウント・契約を洗い出し、IT資産台帳と、費用の見直しを含めた気になる点の報告書をお渡しします。業務システムの保守費や入れ替えについても、システム開発会社として具体的な金額でご相談いただけます。
よくある質問
- IT予算は売上の何％が目安ですか？
- 業種や事業内容によって大きく異なるため、一律の割合で決めるのはおすすめしません。まず今の支払いをすべて一覧にし、維持に必要な費用と、改善のための投資を分けて考えるのが確実です。
- PCは何年で入れ替えるべきですか？
- 業務用PCは4〜5年で入れ替える会社が多いです。メーカーの保証期間やOSのサポート期限、動作の遅さによる作業時間の損失も考えて決めましょう。
- IT担当者を採用するのと外注するのは、どちらが安いですか？
- 社員30名程度で業務量が月10〜20時間なら、外注のほうが費用を抑えやすい傾向があります。業務量が増えて常に社内にいてほしくなった段階で、採用を検討する会社が多いです。
まとめ
社員30名の会社のIT費用は、試算では年間450万〜1,000万円ほどで、PCの入れ替え、SaaS、IT管理の費用が大きな割合を占めます。まず契約をすべて一覧にし、数年ごとの費用を年に均して予算を立てると、急な出費を防ぎ、無駄な契約にも気づけます。
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