IT資産台帳の作り方｜項目一覧とExcelの無料テンプレート
「会社にPCが何台あるか、すぐに答えられない」「ソフトのライセンスが足りているか分からない」。IT資産の管理は、台帳がないまま担当者の記憶に頼っていることが少なくありません。
この記事では、IT資産台帳に必要な項目と、作り方の手順を解説します。PC・ソフトウェア・契約・アカウントの4つのシートに分けたExcelのテンプレートを無料で配布していますので、そのまま使い始められます。
- IT資産台帳は、PC・ソフトウェア・契約・アカウントの4種類を管理すると漏れが少ない
- 最初から完璧を目指さず、「誰が・何を・いつまで」の3点から始める
- 入社・退職・購入のたびに更新する担当とタイミングを決めないと、すぐに古くなる
- 台帳は、退職時の引き継ぎ、セキュリティ対策、取引先のチェックシートの回答にも使える
目次
IT資産台帳とは
IT資産台帳とは、会社が持っているPC・スマートフォン・ネットワーク機器などのハードウェア、ソフトウェアのライセンス、ITに関する契約、アカウントを一覧にした管理表のことです。何を、誰が、いつまで使っているかを把握し、購入・更新・廃棄の判断や、セキュリティ対策に役立てます。
台帳がないと起きること
- サポートの切れたPCに気づかない：古いOSのPCが残り、セキュリティの穴になる
- ライセンスの過不足：使っていないライセンスに払い続ける、または足りずに規約違反になる
- 退職者の機器が戻らない：誰に何を貸しているかが分からない
- 取引先への説明ができない：セキュリティチェックシートの「資産を管理しているか」に答えられない
IT資産台帳に必要な項目
シート1：ハードウェア（PC・スマホ・機器）
| 項目 | 例 | 必須 |
|---|---|---|
| 資産番号 | PC-0012 | ○ |
| 種類 | ノートPC／スマートフォン／ルーター／NAS | ○ |
| メーカー・型番 | Lenovo ThinkPad L14 | ○ |
| 利用者・設置場所 | 営業部 山田／本社サーバーラック | ○ |
| OS・バージョン | Windows 11 Pro 24H2 | ○ |
| 購入日・保証期限 | 2025/04/01・2028/03/31 | ○ |
| 所有形態 | 購入／リース（リース期限） | |
| 暗号化・ウイルス対策 | BitLocker有効・Defender | |
| 状態 | 利用中／予備／廃棄済み（廃棄日・消去証明） | ○ |
シート2：ソフトウェア・ライセンス
ソフト名、エディション、ライセンス数と使用数、ライセンスの種類（買い切り・サブスクリプション）、更新日、サポート期限、ライセンスキーの保管場所を管理します。サポート期限は、業務システムのサポート期限カレンダー｜OS・Office・DB・言語の終了日一覧【毎月更新】で確認できます。
シート3：契約
回線、複合機、保守、SaaS、ドメイン、サーバーなどの契約先、月額・年額、契約期間、更新日、解約の通知期限、支払い方法、窓口の連絡先を管理します。ドメインの更新日と更新通知の送り先は必ず入れましょう。
シート4：アカウント（管理者権限）
Microsoft 365・Google Workspace、ドメイン、サーバー、ネットワーク機器などの管理者アカウントについて、サービス名、管理者の人数と氏名、多要素認証の有無、パスワードの保管場所を管理します。パスワードそのものは台帳に書かず、パスワード管理ツールなどに保管します。
無料テンプレート（Excel）
上の4つのシートと、記入例、入力用のプルダウン、サポート期限が近い機器に色がつく設定を入れたExcelファイルです。登録不要でダウンロードできます。
台帳の作り方の手順
- 対象を決める最初はPC・スマホ・契約・管理者アカウントに絞る。周辺機器は後から追加する
- 現物とデータで洗い出す社員への聞き取り、Microsoft 365の管理画面のデバイス一覧、請求書・カード明細から集める
- 資産番号を振るラベルを貼り、台帳と現物を対応させる
- 更新のルールを決める入社・退職・購入・廃棄のときに誰が更新するかを決める
- 年に1回棚卸しする台帳と現物を照らし合わせ、ずれを直す
台帳ができたら使えること
- PCの入れ替え計画：保証期限とOSのサポート期限から、来年度に入れ替える台数と予算が分かる
- 退職時の引き継ぎ：貸し出している機器とアカウントを漏れなく回収・停止できる
- セキュリティチェックシートの回答：「IT資産を把握しているか」という項目に根拠をもって答えられる
- コストの見直し：使っていないライセンスや重複した契約を解約できる
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よくある質問
- IT資産台帳はExcelで十分ですか？
- 従業員数十名、PC数十台程度であればExcelで十分管理できます。台数が増えて更新が追いつかなくなったら、IT資産管理ツールやMDM（モバイルデバイス管理）の導入を検討しましょう。
- IT資産台帳と固定資産台帳は何が違いますか？
- 固定資産台帳は会計上の資産（取得価額や減価償却）を管理するもので、少額の機器やサブスクリプションは載りません。IT資産台帳は、金額にかかわらず、利用者やOS、保証期限など運用に必要な情報を管理します。
- どのくらいの頻度で更新すればよいですか？
- 入社・退職・購入・廃棄のたびに更新し、年に1回は現物と照らし合わせる棚卸しを行うのがおすすめです。
まとめ
IT資産台帳は、PC・ソフトウェア・契約・アカウントの4種類を、「誰が・何を・いつまで」使っているかから管理し始めるのがコツです。更新する担当とタイミングを決めておけば、入れ替え計画、退職時の引き継ぎ、取引先への説明にも使える会社の基本資料になります。
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