IT担当者が退職するときに必ず引き継ぐべき20項目｜情シスの引き継ぎチェックリスト
「IT担当者が来月退職することになった」「引き継ぎを受ける人がいない」。一人情シスの会社にとって、IT担当者の退職は最も大きなリスクのひとつです。退職後に管理者のパスワードが分からない、契約の更新に気づかないといった問題が起きると、復旧に時間も費用もかかります。
この記事では、IT担当者が退職するときに会社として必ず引き継ぐべき20項目をチェックリストにまとめました。退職日から逆算して、どの順番で進めればよいかも解説します。
この記事の結論
- 最優先は管理者アカウント・ドメイン・契約の3つ。これが分からないと会社がITを操作できなくなる
- 引き継ぎは退職の1か月前から始め、口頭ではなく一覧表と手順書で残す
- パスワードは会社が管理する保管場所に移し、退職後に変更する
- 後任がいない場合は、退職前に外部の委託先を決めて同席してもらうのが確実
IT担当者の退職で起きやすいトラブル
- 管理者パスワードが分からない：Microsoft 365、ルーター、NASなどの設定を誰も変更できない
- ドメインの更新を逃す：更新通知が退職者のメールに届き、気づかないままドメインが失効する
- 契約の内容が分からない：何に毎月いくら払っているか、解約の期限がいつかが分からない
- バックアップが止まっていた：手作業で行っていたバックアップが、退職後に誰も実行していなかった
- 退職者のアカウントが残る：本人のアカウントや共有アカウントがそのまま使える状態で残る
ドメインの失効は、メールとWebサイトが同時に止まる深刻なトラブルです。更新の連絡先が個人のメールアドレスになっていないかは、退職が決まったらすぐに確認しましょう。
必ず引き継ぐべき20項目のチェックリスト
アカウントと権限（最優先）
| No | 項目 | 確認すること |
|---|---|---|
| 1 | Microsoft 365・Google Workspaceの管理者 | 管理者アカウントが複数あるか。退職者以外の管理者がログインできるか |
| 2 | ドメインの管理（レジストラ） | 管理画面のログイン情報、更新日、更新通知の送り先 |
| 3 | DNSの設定 | どこで管理しているか。メール・Webの設定内容の控え |
| 4 | サーバー・クラウドの管理者 | レンタルサーバー、AWS・Azureなどのルートアカウントと請求先 |
| 5 | ネットワーク機器 | ルーター、UTM、Wi-Fiの管理画面のログイン情報と設定の控え |
| 6 | パスワードの保管場所 | パスワード管理ツールや金庫の場所。会社として管理できる状態か |
| 7 | 多要素認証の端末 | 認証アプリや電話番号が退職者の私物スマートフォンに紐づいていないか |
機器と契約
| No | 項目 | 確認すること |
|---|---|---|
| 8 | IT資産台帳（PC・スマホ・周辺機器） | 台数、利用者、購入日、保証・リース期限 |
| 9 | ソフトウェアのライセンス | ライセンス数、更新日、ライセンスキーの保管場所 |
| 10 | IT関連の契約一覧 | 回線、複合機、保守、SaaSの月額・更新日・解約条件 |
| 11 | ベンダーの連絡先 | 保守会社・販売店・開発会社の担当者と、障害時の連絡方法 |
| 12 | 請求と支払い | クレジットカード払いの契約の名義とカード（退職者の個人カードになっていないか） |
運用と手順
| No | 項目 | 確認すること |
|---|---|---|
| 13 | バックアップ | 対象、頻度、保存先、復元の手順。自動か手作業か |
| 14 | 入社・退職時の作業手順 | アカウント発行・削除、PCの準備・回収の手順 |
| 15 | 定期作業 | 月次・年次で行っている作業（更新、証明書、棚卸しなど） |
| 16 | ネットワーク構成 | 構成図、IPアドレスの割り当て、VPNの設定 |
| 17 | 業務システム | 社内で使っているシステムの一覧、保守の窓口、データの保存場所 |
| 18 | セキュリティ対策の状況 | ウイルス対策ソフト、OS更新の運用、過去の事故と対応 |
| 19 | 未完了の案件 | 進行中の入れ替え・導入・見積もりと、その相手先 |
| 20 | 退職者本人のアカウントと端末 | 退職日の停止手順、メールの転送、データの移し先、端末の回収 |
この20項目は、IT資産台帳の作り方｜項目一覧とExcelの無料テンプレートと会社のITの健康診断｜15問で分かる、IT担当者がいない会社の弱点と今すぐやることの項目とも共通しています。台帳がない会社は、引き継ぎを機に作ることをおすすめします。
退職日から逆算した進め方
- 退職4週間前：最優先3項目を確認管理者アカウント、ドメイン、契約の一覧。会社側に2人目の管理者を作る
- 退職3週間前：一覧表を作る20項目を表にまとめる。分からない項目は「不明」と書き、調べる担当を決める
- 退職2週間前：手順書を作る定期作業と入退社の作業を、画面の写真つきで手順書にする
- 退職1週間前：後任・委託先が実際に操作手順書を見ながら後任や委託先が作業し、詰まった点を本人に確認する
- 退職日：アカウントの停止とパスワード変更本人のアカウントを停止し、本人が知っていた共有パスワードを変更する
口頭の引き継ぎだけでは足りない「聞けば分かる」状態は、退職した瞬間に「誰にも分からない」状態に変わります。必ず一覧表と手順書の形で残し、後任や委託先が実際に操作して確かめるところまで行いましょう。
後任がいない場合はどうするか
後任が決まっていない場合は、退職前に外部の委託先を決め、引き継ぎの打ち合わせに同席してもらうのが確実です。退職後に一から調べるよりも、本人に直接確認できるうちに情報を集めたほうが、時間も費用も少なく済みます。
関連記事一人情シスの限界とは？外部に任せるべき仕事・任せてはいけない仕事と相談先
退職前の引き継ぎから、オーバーエックスが同席しますIT担当者の退職が決まった会社から、引き継ぎの段階でご相談をいただくことがあります。オーバーエックスの情シス代行では、最初の現状調査（10万円・税別）で、PC・アカウント・契約・ネットワークを棚卸しし、IT資産台帳と気になる点の報告書をお渡しします。退職前であれば、ご本人へのヒアリングにも同席します。業務システムの保守の引き継ぎも、開発会社として対応できます。
よくある質問
- 退職者が管理者パスワードを教えずに辞めてしまいました。どうすればよいですか？
- Microsoft 365やGoogle Workspaceは、ドメインの所有を証明して管理者を取り戻す手続きがあります。ルーターなどの機器は初期化が必要になる場合があります。状況によって手順が違うため、まずは対象を一覧にして、委託先や販売店に相談してください。
- 引き継ぎにはどのくらいの期間が必要ですか？
- 従業員30名程度の会社で、一覧表と手順書を作るまでに2〜4週間が目安です。資料がまったくない場合は、現状調査から始めるため、もう少し長くかかります。
- パスワードの一覧をExcelで渡してもよいですか？
- パスワードをExcelファイルのまま共有するのは避けましょう。パスワード管理ツールなど、会社が管理し、アクセスを制限できる保管場所に移すのがおすすめです。退職後は、本人が知っていたパスワードを変更します。
まとめ
IT担当者の退職時は、管理者アカウント・ドメイン・契約の3つを最優先で確認し、20項目を一覧表と手順書で残しましょう。退職の1か月前から始め、後任や委託先が実際に操作して確かめるところまで行えば、退職後のトラブルを防げます。
この記事に関連するサービス
システム保守・運用
業務システムやWebシステムの監視、障害対応、セキュリティ更新、小さな修正を月額の定額制で行います。他社が開発したシステムも、引き継ぎ調査から対応します。 サービスの詳細を見る
