RFP（提案依頼書）の書き方｜システム開発の項目例とテンプレート

システム開発を外部に依頼するとき、複数の開発会社から提案を集めて比較するために作るのがRFP（Request for Proposal：提案依頼書）です。RFPの出来は、集まる提案の質を大きく左右します。しかし、「何をどこまで書けばよいかわからない」「書いてみたが開発会社にうまく伝わらなかった」という声もよく聞きます。

この記事では、RFPの作成手順、項目ごとの書き方、よくある失敗、提案の評価方法までを解説します。

RFPとは？RFI・要件定義書との違い

RFPとよく似た文書に、RFI（情報提供依頼書）と要件定義書があります。役割の違いを整理しておきましょう。

RFPは「発注先を選ぶための文書」です。要件定義書ほど詳細である必要はなく、提案と見積もりを作るのに必要な情報が伝わることが目的です。

RFP作成の手順

1. 関係者を集める経営層・業務部門・情報システム担当など、意思決定に関わる人をそろえる
2. 目的と課題を整理するなぜシステムが必要か、何が解決すれば成功かを合意する
3. 現状の業務と資料を集める業務の流れ、使っているExcelや帳票、既存システムの情報を集める
4. 要件と優先順位をまとめる必要な機能を洗い出し、必須・重要・任意に分ける
5. 条件と評価基準を決める予算・スケジュール・契約形態・選定基準を決める
6. 社内レビューを経て送付する関係者の確認を経て、候補の開発会社に送る

作成期間は、小規模な案件で1〜2週間、中規模以上で1か月程度が目安です。

RFPに書くべき項目と書き方

1. プロジェクトの背景と目的

RFPで最も重要な項目です。「なぜ今システムが必要なのか」「何が実現できれば成功なのか」を書きます。

数値を入れると、開発会社は効果の大きさと優先順位を判断しやすくなります。

2. 現状の業務と課題

現在の業務の流れ、使っているツール、困っていることを書きます。文章よりも、業務の流れを図にしたものや、実際に使っているExcel・帳票のサンプルを添付するほうが正確に伝わります。

3. システムの要件

必要な機能、利用者と人数、連携するシステム、データ移行、利用環境、性能やセキュリティの条件（非機能要件）を書きます。機能には必ず優先順位をつけましょう。

4. 予算とスケジュール

予算の上限と、希望する稼働時期、その理由を書きます。「繁忙期の前に切り替えたい」「現行システムの保守期限がある」といった理由があると、開発会社はスケジュールの制約を踏まえた提案ができます。

5. 契約・体制・運用の条件

想定している契約形態、自社側の体制（窓口・決裁者・参加できる担当者）、稼働後の保守の希望を書きます。

6. 提案依頼事項と選定方法

提案書に書いてほしい内容、提出期限と方法、選定のスケジュール、評価基準を書きます。評価基準を示すと、開発会社は重視すべき点がわかり、提案の質が上がります。

これらの項目をまとめたテンプレートは、こちらからコピーしてお使いいただけます。

テンプレート【無料テンプレート】システム開発の提案依頼書（RFP）

RFPでよくある失敗

• 機能の一覧しかない：目的や課題がないと、言われたものを作る提案しか出てこない
• すべての機能が「必須」：予算オーバー時に調整ができず、比較もしにくい
• 予算を書いていない：各社の想定がばらつき、金額の比較ができない
• 社内で合意していない：提案を受けた後に要望が変わり、やり直しになる
• 完璧を目指して時間をかけすぎる：検討が長引き、稼働時期が遅れる

提案の評価方法

提案を受け取ったら、あらかじめ決めた評価基準で点数化して比較します。金額だけで判断しないことが大切です。

見積もりの妥当性の見極め方や、開発会社の比較ポイントは、次の記事で詳しく解説しています。

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よくある質問

まとめ

RFPは、目的・現状と課題・要件・条件・提案依頼事項を順に書き、開発会社が提案と見積もりを作れるだけの情報を伝える文書です。実現方法は書きすぎず、評価基準は事前に決めておきましょう。

良いRFPは、良い提案とスムーズなプロジェクトにつながります。テンプレートを使って、まずは目的と課題の整理から始めてみてください。