一人情シスの限界とは？外部に任せるべき仕事・任せてはいけない仕事と相談先
「社内のITはすべて一人で見ている」「休むとPCのトラブルに誰も対応できない」。従業員数十名規模の会社では、IT担当者が一人だけ、あるいは総務や経営者が兼任している状態が珍しくありません。いわゆる一人情シスです。
この記事では、一人情シスが限界を迎えるサインと、業務を「社内に残す仕事」と「外部に任せる仕事」に分ける方法を解説します。外部に頼りすぎて失敗しないよう、任せてはいけない仕事もあわせて紹介します。
- 一人情シスの問題は忙しさより、その人しか分からない状態（属人化）になること
- ヘルプデスク、PCの準備、アカウント作業、定型の監視は外部に任せやすい
- IT予算の決定、契約の最終判断、業務ルールの決定は社内に残すべき仕事
- まず業務の棚卸しをして、月何時間を外に出すかを決めると、委託先を比べやすい
一人情シスとは
一人情シスとは、社内の情報システムに関する業務を、一人の担当者（または兼任者）が担っている状態のことです。PCやスマートフォンの準備、アカウントの発行と削除、ネットワークやプリンターのトラブル対応、ソフトウェアの契約管理、セキュリティ対策、業務システムの窓口まで、範囲は会社全体に及びます。
専任者が一人いるだけでも、まったくいない会社より恵まれているといえます。問題は人数そのものより、業務が文書化されず、その人の頭の中にしかない状態になりやすいことです。
一人情シスが限界に近いサイン
- 休暇が取れない：担当者が休むと、PCやメールのトラブルに誰も対応できない
- 問い合わせ対応で一日が終わる：改善や計画の仕事に手が回らない
- 管理者アカウントを一人しか知らない：Microsoft 365、ドメイン、ルーターなどの管理者情報が共有されていない
- 機器や契約の一覧がない：PCの台数、ライセンス数、契約の更新日をすぐに答えられない
- セキュリティ対策が後回し：OSの更新、バックアップの確認、退職者のアカウント削除が遅れがち
3つ以上当てはまる場合は、業務の一部を外に出すか、引き継げる状態に整える時期です。会社全体の状態を確かめたい場合は、会社のITの健康診断｜15問で分かる、IT担当者がいない会社の弱点と今すぐやることも使えます。
外部に任せやすい仕事と、任せてはいけない仕事
情シスの仕事は、「決める仕事」と「手を動かす仕事」に分けると整理しやすくなります。手を動かす仕事の多くは外部に任せられますが、決める仕事は社内に残す必要があります。
外部に任せやすい仕事
- 社員からの問い合わせ対応（ヘルプデスク）
- PCの準備・入れ替え（キッティング）
- アカウントの発行・削除などの定型作業
- ネットワーク機器・サーバーの監視と更新
- バックアップの運用と復元テスト
- IT資産台帳の作成と更新
- ベンダーとの技術的なやり取り
社内に残すべき仕事
- IT予算と優先順位の決定
- 契約の最終判断と、委託先の評価
- 業務ルール（誰が何を使えるか）の決定
- 管理者アカウントの最終的な所有
- 情報セキュリティの方針の承認
- 事故が起きたときの社外への説明
特に注意したいのが管理者アカウントの所有です。ドメインやMicrosoft 365の管理者を委託先だけが持っている状態は、委託先との関係が切れたときに会社が自社のITを操作できなくなる危険があります。作業用の権限は委託先に渡しても、最上位の管理者は社内（経営者など）が持ち、パスワードを安全に保管しておきましょう。
外部に任せる前にやる「業務の棚卸し」
委託先を探す前に、今の情シス業務を書き出しておくと、見積もりを比べやすくなり、引き継ぎもスムーズになります。
- 1か月分の作業を記録する問い合わせ、PC対応、契約対応などを、内容と所要時間で簡単に記録する
- 定型と非定型に分ける毎月必ず発生する作業（定型）と、突発的な作業（非定型）を分ける
- 「決める仕事」に印をつける予算や契約など、社内に残す仕事を明確にする
- 外に出す時間を決める月10時間、20時間など、委託する作業量の目安を決める
- 必要な情報をまとめる機器・アカウント・契約・ネットワーク構成の一覧を作る（委託先に作ってもらうことも可能）
関連記事IT担当者が退職するときに必ず引き継ぐべき20項目｜情シスの引き継ぎチェックリスト
外部に任せる方法と費用の目安
| 方法 | 主な対応範囲 | 費用の目安（月額） | 向いている会社 |
|---|---|---|---|
| IT顧問（スポット相談） | 相談・助言、ベンダー選定の支援 | 数万円〜 | 作業は社内でできるが、判断の相談相手がほしい |
| 情シス代行 | ヘルプデスク、アカウント・PC管理、セキュリティ、ベンダー窓口 | 月10時間で5万〜10万円、月20時間で10万〜20万円程度 | 一人情シスの負担を減らしたい、IT担当者がいない |
| ヘルプデスク外注 | 社員からの問い合わせ対応 | 席数・件数による | 問い合わせの件数が多い |
| システム保守 | 特定の業務システムの障害対応・改修 | システムの規模による | 自社開発の業務システムがある |
費用は公開されている各社の料金から見た目安です。対応時間、訪問の有無、対応する時間帯で金額は大きく変わります。契約の形の違いは、次の記事で詳しく比べています。
関連記事情シス代行・システム保守・ヘルプデスク外注の違い｜自社に合う契約の選び方
関連記事情シス代行の費用相場｜月額の目安と、契約前に確認すること
よくある質問
- 一人情シスの担当者がいる場合でも、情シス代行を使う意味はありますか？
- あります。定型の作業や問い合わせ対応を外に出すことで、担当者が計画や改善の仕事に時間を使えるようになります。担当者が休んだときの代わりとしても役立ちます。
- 情シス代行に任せると、社内にノウハウが残らないのでは？
- 作業報告、資産台帳、手順書を委託先から定期的に受け取る契約にすれば、社内に情報が残ります。契約前に、どんな資料を渡してもらえるかを確認しましょう。
- どのくらいの規模から外部に任せるべきですか？
- 規模より、属人化の度合いで判断するのがおすすめです。従業員20〜30名でも、管理者アカウントや契約の情報が一人にしか分からない状態なら、早めに整えることをおすすめします。
まとめ
一人情シスの限界は、忙しさよりも「その人しか分からない」ことから訪れます。手を動かす仕事は外部に任せ、予算・契約・ルールを決める仕事と管理者アカウントは社内に残しましょう。まずは1か月分の作業を記録して棚卸しをすることが、外部委託を成功させる第一歩です。
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