【製造業・約100名】ERPにワークフローを統合し、申請の滞留をなくした事例

従業員が日常的にERPを使っている製造業の企業で、マスタ登録はシステム、新規登録の申請はチャットツールという二本立ての運用が、現場の重い負担になっていました。当社は、ERPにワークフロー機能を統合し、申請から承認、マスタ登録までを一つの流れにまとめるご支援をしました。申請がどこで止まっているかが見えるようになり、業務負担の軽減と機会損失の防止につながりました。

導入前の課題

この企業では、ERP（販売・購買・在庫など、企業の基幹業務をまとめて管理するシステム）を中心に業務を回していました。ERPを動かすには、取引先や品目といった業務の土台になる基本データを登録しておく必要があります。この基本データを一般に「マスタ」と呼びます。

申請と登録が別々のツールに分かれていた

マスタの登録そのものはERPで行っていましたが、「新しく登録してほしい」という申請はチャットツールでやり取りしていました。申請する人はチャットで依頼を書き、承認する人はチャットの流れの中から依頼を探して判断し、登録担当者は承認済みの内容を見ながらERPに入力する、という流れです。

一つの業務のために二つのツールを行き来しなければならず、どの依頼がどこまで進んだのかを確かめるだけでも手間がかかります。チャットは会話の流れがどんどん進むため、大事な依頼が他のやり取りに埋もれてしまうこともあります。こうした使い分けの重さが現場の大きな負担となり、クレームにつながっていました。

申請がどこで止まっているか分からない

もう一つの問題は、申請の状況が誰にも見えなかったことです。申請した人は承認されたのかどうか分からず、承認する人は自分の手元に何件たまっているのかを把握しにくい状態でした。マスタが登録されないと、そのデータを使う後続の業務を始められません。申請が途中で止まっていることに気づかないまま時間がたち、本来つかめたはずの機会を逃す、という機会損失が生まれていました。

解決のアプローチ

当社が提案したのは、ERPにワークフロー機能を統合することです。ワークフローとは、申請・承認・差し戻しといった社内手続きの流れを、システム上で順番に回していく仕組みのことです。申請の入口をERPの中に用意し、承認が終わったらそのままマスタ登録へ進めるようにすることで、ツールの行き来をなくし、マスタ登録から申請・承認までの一連の流れを自動化しました。

1. 現状の流れを把握する申請する人、承認する人、登録する人それぞれにヒアリングを行い、チャットでどのような依頼が出され、誰がどの順番で確認しているのかを整理しました。業務フロー図に書き起こすことで、手戻りや待ちが生まれやすい場所を洗い出しました。
2. 申請の項目と承認のルールを決めるチャットでは書き方が人によってばらばらになりがちです。マスタ登録に必要な情報を申請画面の入力項目として定め、誰が承認するのかという経路もあわせて整理しました。
3. ERPの中で完結する画面を設計する普段使っているERPの中から申請でき、承認後は申請内容をもとにマスタ登録へ進めるように設計しました。新しいツールを覚える負担を増やさないことを重視しています。
4. 状況が見える仕組みをつくる各申請が「申請中」「承認待ち」「登録済み」など、どの段階にあるかをリアルタイムで確認できるようにしました。申請者も承認者も、同じ画面で進み具合を確かめられます。
5. テストと切り替え実際の業務に近い申請を使って、承認から登録までが正しく流れるかを確認しました。切り替え時には、チャットでの運用から新しい流れへ無理なく移れるよう、使い方の案内を行うのが一般的な進め方です。

導入後の成果

申請から承認、マスタ登録までがERPの中で完結するようになり、二つのツールを使い分ける負担がなくなりました。システムを統合したことで、現場の業務負担が減っています。

申請状況がリアルタイムで見えるようになったことも大きな変化です。どこで申請が止まっているかがすぐに分かるため、滞留に早く気づいて対応でき、機会損失を防げるようになりました。業務の透明性が高まり、ワークフローの自動化によって業務効率も上がっています。

このプロジェクトから言えること

• 一つの業務が複数のツールにまたがっていないかを確認する。申請と登録のように一続きの業務が別々のツールに分かれていると、それだけで負担と抜け漏れの原因になります。
• チャットは連絡には便利でも、手続きの管理には向かない。依頼が流れて埋もれやすく、状況の一覧も作りにくいため、承認が必要な業務はワークフローとして管理するほうが安定します。
• 「いまどこにあるか」が見えることに価値がある。処理のスピードだけでなく、止まっている場所が分かることで、機会損失を防ぎやすくなります。
• 新しい仕組みは、普段使っているシステムの中に置く。別のツールを増やすより、すでに使っているERPに機能を足すほうが、現場に定着しやすくなります。

同じような課題をお持ちの方へ

申請や承認がメールやチャットで回っていて、進み具合が分かりにくいと感じている企業は少なくありません。まずは現在の申請の流れを整理するところから、お気軽にご相談ください。

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