【飲食・約30名】勤怠の申請と確認をスマホに集約し、管理者の負担を減らした事例

システムのユーザー数が約30名の飲食業のお客さまでは、共有のGoogleカレンダーでスタッフの出勤を管理していましたが、退職率が高く運用が定着せず、管理者の時間が奪われていました。当社の開発責任者が担当したこのプロジェクトでは、出勤・休暇などの申請や出勤予定の確認、給与明細の参照をスマートフォンで行えるようにし、管理者の負担軽減と社員の出勤率の向上につなげました。

導入前の課題

このお客さまでは、Googleカレンダーを共有し、そこにスタッフの出勤予定を書き込んで管理していました。手軽に始められる方法ですが、運用を続けるうちに、その手軽さだけでは補えない問題が出てきました。

スタッフの入れ替わりで運用が定着しない

飲食の現場ではスタッフの入れ替わりが起きやすく、このお客さまでも退職率の高さが課題でした。新しく入ったスタッフにカレンダーの使い方や書き込みのルールを伝えても、慣れたころには別のスタッフが入れ替わってしまいます。こうした状況では、ルールが行き渡らないまま運用が続きやすく、結果として運用が定着しませんでした。

管理者が調整に追われていた

運用が定着しない分、そのしわ寄せは管理者に向かいます。共有カレンダーでの運用では、出勤予定の確認や休みの調整などを管理者が担うことになりやすく、このお客さまでも管理者の時間が奪われていました。店舗の運営に集中したい管理者にとって、大きな負担になっていたのです。

解決のアプローチ

当社がご支援したのは、スマートフォンを中心にした勤怠管理の仕組みづくりです。勤怠管理とは、スタッフの出勤・退勤や休暇などの勤務状況を記録・管理することを指します。このプロジェクトでは、スタッフが自分のスマートフォンから出勤・休暇などの申請を行い、出勤予定を確認し、給与明細を参照できるようにしました。

この種のプロジェクトは、一般的に次のような流れで進めます。

1. 現状の把握共有カレンダーでどのように出勤を管理しているか、管理者がどのような確認や調整に時間を使っているかを伺います。負担が集中している作業を見つけることが出発点です。
2. 要件の整理スタッフが自分で行う操作と、管理者が確認・承認する操作を切り分けます。申請、予定の確認、給与明細の参照など、スタッフが日常的に使う機能に絞って整理します。
3. 設計での工夫入れ替わりの多い職場では、説明しなくても使える画面であることが重要です。普段使っているスマートフォンで、迷わず操作できるわかりやすさを重視して設計します。
4. テストスタッフと管理者の両方の立場で、申請から確認までの流れを試します。スマートフォンの画面で操作しやすいか、表示が見やすいかもあわせて確認します。
5. 移行と定着従来のカレンダーと並行して使う期間を設け、スタッフが新しい仕組みに慣れてから切り替えるのが一般的です。新しく入ったスタッフにも案内しやすい手順を用意しておきます。

導入後の成果

申請や予定の確認をスタッフ自身がスマートフォンで行えるようになったことで、管理者の業務負担が減りました。出勤の管理に追われる時間が少なくなり、店舗の運営に目を向けやすくなっています。

また、スタッフが出勤予定や給与明細を手元で確認できる環境が整い、社員の出勤率も向上しました。

このプロジェクトから言えること

• 入れ替わりがある前提で仕組みを選ぶ。ルールを覚えてもらうことに頼る運用は、スタッフが変わるたびに崩れます。説明が少なくても使える仕組みにすることが定着への近道です。
• スタッフが自分で完結できる操作を増やす。申請や確認をスタッフ自身が行えるようになると、管理者が仲介する作業が減り、負担が軽くなります。
• 普段使う端末を入り口にする。スマートフォンのように日常的に手にする端末で使えると、新しい仕組みへの抵抗が小さくなります。
• 勤務に関わる情報をまとめて見られるようにする。申請、出勤予定、給与明細といった情報が一か所にあると、スタッフにとっても使う理由がはっきりします。

同じような課題をお持ちの方へ

共有カレンダーや表計算ソフトで出勤を管理していて、運用が続かない、管理者の手間が減らないと感じている場合は、スタッフ自身が使える仕組みに変えることで状況が変わるかもしれません。当社では、現在の運用を伺ったうえで、現場に合った形を一緒に検討しています。

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