【商社・約200名】基幹システムの転記を自動化し、専任者なしで回る業務にした事例

基幹システムを使って受発注を行っている商社で、同じ情報を何度も入力し直す「転記」が業務のあちこちで発生し、専任の担当者を置かなければ回らない状態になっていました。当社は、一度入力した情報を必要な場所へ自動で引き継ぐ仕組みづくりをご支援しました。転記の負担が減り、専任者がいなくても業務が回るようになりました。

導入前の課題

この企業では、基幹システム（受発注・在庫・請求など、会社の中心となる業務を支えるシステム）を使って日々の取引を処理していました。ただ、システムの中で情報が十分につながっておらず、ある画面で入力した内容を別の画面や帳票にもう一度入力する「転記」が、業務のあちこちで必要になっていました。

1件の発注で3か所の転記

代表的だったのが発注業務です。1件の発注を処理するだけで、商品情報の転記が3か所で発生していました。商品名や品番、数量といった同じ情報を、場所を変えて何度も入力することになります。商社では扱う商品も取引も多いため、発注が増えるほど転記の量も積み上がっていきます。

専任者がいないと回らない

転記の量が多いため、この企業では転記を専門に行う担当者を置いていました。転記は手作業なので、入力ミスを防ぐための確認も欠かせません。本来は情報を一度入れれば済むはずの作業に人の時間が割かれ、その担当者がいなければ業務が滞ってしまう、という状態でした。

解決のアプローチ

当社が取り組んだのは、転記作業そのものを自動化することです。一度入力した情報を「二次利用」、つまり別の業務でもそのまま使い回せるようにし、人が入力し直さなくても必要な場所へ情報が引き継がれる仕組みにしました。

1. 転記が起きている場所を洗い出す現場の担当者へのヒアリングをもとに、どの業務で、どの情報を、どこからどこへ写しているのかを一つずつ整理しました。転記の流れを図にすると、同じ情報が何度も入力されている箇所がはっきりします。
2. 情報の「元」を決める同じ商品情報が複数の場所にあると、どれが正しいのか分からなくなります。最初に入力する場所を情報の元とし、他の業務はそこから情報を受け取る形に整理しました。
3. 自動で引き継ぐ仕組みを設計する最初の入力が終わった時点で、関連する業務の画面やデータへ情報が自動で反映されるように設計しました。人が手を動かすのは最初の一回だけ、という状態を目指しています。
4. 正しく引き継がれるかを確かめる実際の発注に近いデータを使い、転記していたすべての場所に正しい情報が反映されるかをテストしました。手作業の結果と照らし合わせて確認するのが一般的な進め方です。
5. 運用を切り替える自動化した後の業務の流れを関係者に共有し、手作業での転記をやめても問題なく回ることを確かめながら切り替えます。

導入後の成果

転記が自動化されたことで、同じ情報を何度も入力する負担がなくなり、業務負担が減りました。一度入力した情報が必要な場所へ自動で引き継がれるため、人の手による転記が不要になっています。

その結果、転記の専任者がいなくても業務が回るようになりました。これまで転記を担当していた方は、別の業務に移れるようになっています。人が入力し直す場面が減ったことは、作業の負担だけでなく、確認の手間を減らすことにもつながります。

このプロジェクトから言えること

• 転記の「回数」を数えてみる。1件の処理で何か所に同じ情報を入力しているかを数えると、自動化の効果が見えやすくなります。
• 専任者がいる業務は見直しの候補になる。特定の作業のために専任者を置いている場合、その作業はシステムで減らせる可能性があります。
• 情報の入口は一つにする。最初に入力する場所を決め、他の業務はそこから受け取る形にすると、入力の重複と食い違いを同時に防げます。
• 浮いた時間の使い道も考えておく。自動化によって担当者が別の業務に移れるようになると、会社全体として人の力をより活かせます。

同じような課題をお持ちの方へ

同じ情報を何度も入力している、転記のために人を置いている、といった状況は、システムの見直しで改善できることがあります。どこで転記が起きているのかを整理するところから、ご一緒できればと思います。

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