【製造業・約80名】トレース番号の発番で工場内の物品を追跡し、ロス率を下げた事例

システムのユーザー数が約80名の製造業のお客さまでは、受注した物品が工場内のどこにあり、どの工程まで進んでいるのかを把握できず、出荷の段階になってから調査が必要になっていました。当社の開発責任者が担当したこのプロジェクトでは、基幹システムでトレース番号を発番して常に状況を追える仕組みを整え、物品のロス率の低下と顧客満足度の向上につなげました。

導入前の課題

このお客さまの工場では、受注した物品が複数の工程を経て製品になり、出荷されていきます。ところが、ある物品がいま工場内のどこにあり、どの工程まで終わっているのかを、システムで確かめる手段がありませんでした。

出荷の段階で初めて「調査」が始まる

物品の状況が見えないまま工程が進むため、問題が表に出るのは出荷のタイミングでした。出荷しようとした段階で物品の場所や進み具合を確認する必要が生じ、そこから調査が始まります。本来は出荷の準備に充てたい時間が、物品を探して状況を確かめる作業に使われていました。

見えないことがロスとお客さまへの影響につながる

物品の所在や進捗を追えない状態では、どこかで止まっている物品や、行方がわからなくなった物品に気づくのが遅れます。その結果として物品のロスが生じやすくなり、納品を待つお客さまへの対応にも影響が出かねません。工場の中で起きていることを、後からではなく、その時点で把握できる仕組みが求められていました。

解決のアプローチ

当社がご支援したのは、トレーサビリティの拡充です。トレーサビリティとは、物品が「いつ、どこで、どの工程を通ったか」を追跡できる状態のことを指します。このプロジェクトでは、商品の最低発注単位ごとにトレース番号（物品を追跡するための識別番号）を発番し、基幹システム上で常に状況を把握できるようにしました。基幹システムとは、受注や生産、出荷など、会社の中心となる業務を支えるシステムのことです。

この種のプロジェクトは、一般的に次のような流れで進めます。

1. 現状の把握受注から出荷までに物品がたどる工程と、各工程で現在どのような記録が残っているかを、現場へのヒアリングで確認します。状況が見えなくなる地点を特定することが出発点です。
2. 要件の整理どの単位で物品を追跡するかを決めます。追跡の単位が大きすぎると細かな状況がわからず、小さすぎると現場の記録の手間が増えます。このプロジェクトでは、商品の最低発注単位を追跡の単位としました。
3. 設計での工夫トレース番号を受注の情報とひもづけ、各工程の進み具合と所在を記録できる形にします。現場が無理なく記録できるよう、記録のタイミングを作業の区切りに合わせて設計することが重要です。
4. テスト受注から出荷までの流れに沿って番号の発番と記録を試し、物品の状況が正しく画面に反映されるかを確認します。途中で工程が分かれたり戻ったりする場合の扱いも検証します。
5. 移行と定着現場の担当者に記録の手順を共有し、従来の運用と照らし合わせながら切り替えるのが一般的です。記録が日々の作業に組み込まれてはじめて、トレーサビリティは機能します。

導入後の成果

最低発注単位ごとにトレース番号で物品を追えるようになったことで、工場内の物品の状況を常に把握できる状態になりました。出荷の段階になってから調査を始める必要が減り、状況を確かめるための作業に追われることも少なくなっています。

その結果、物品のロス率が下がりました。あわせて、顧客満足度の向上にもつながっています。

このプロジェクトから言えること

• 「後から調べる」運用を「その場で記録する」運用に変える。問題が出荷の段階で発覚するのは、途中の記録がないからです。工程ごとに状況を残す仕組みがあれば、調査そのものを減らせます。
• 追跡の単位を慎重に決める。どの単位で番号を振るかは、トレーサビリティの使いやすさを左右します。業務の実態と記録の手間のバランスを見て決めることが大切です。
• 受注の情報とひもづける。物品の状況を受注と結びつけておくと、お客さまからの問い合わせにも答えやすくなり、社内の確認もスムーズになります。
• 記録を作業の流れに組み込む。現場の負担が大きい記録は続きません。作業の区切りで自然に記録できる設計が、定着の鍵になります。

同じような課題をお持ちの方へ

工場内の物品の所在や進み具合が見えず、出荷のたびに確認作業が発生している場合は、追跡の仕組みを整えることで状況が変わる可能性があります。当社では、現在の工程と記録の状況を伺いながら、無理なく続けられる追跡の形を一緒に考えています。

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