「動いているなら放置でよい」はどこまで本当か｜古いシステムの更新を先延ばしできる条件
「古いシステムだが、問題なく動いている。今すぐ入れ替える必要はあるのか」。この疑問はもっともです。古いシステムのリスクを強調する情報は多いですが、すべての古いシステムをすぐに入れ替える必要があるわけではありません。
この記事では、更新を先延ばしにしても合理的といえる条件と、すぐに手を打つべきサインを、開発会社の立場から率直に整理します。
この記事の結論
- 「古い」こと自体は問題ではない。問題は直せる人がいない・守れない・業務に合わないこと
- 条件がそろえば、先延ばしは合理的な判断になり得る
- ただし担当者の退職・保守会社の撤退・セキュリティの穴が見えたら、すぐに動くべき
- 先延ばしする間に、棚卸しとバックアップだけはやっておく
先延ばしにしてもよい5つの条件
次の5つの条件がすべてそろっているなら、更新を数年先延ばしにする判断は合理的といえます。
- 1. 直せる人・会社がいる：不具合や法改正のときに、プログラムを修正できる担当者や保守会社が、今後数年は確保できる
- 2. 部品やサポートが手に入る：ハードウェアの保守や、OS・データベースのサポートが続いている、または代わりが用意できる
- 3. 外部から攻撃されにくい：インターネットに公開しておらず、社内のネットワークでも通信が制限されている
- 4. 業務に合っている：システムの外での手作業が少なく、現場から大きな不満が出ていない
- 5. 止まっても復旧できる：バックアップがあり、復元の手順が分かっている。止まった場合の代わりの手段がある
実際、業務に合っていて、保守の体制も確保できているシステムを、費用をかけて入れ替える必要はありません。当社でも、ご相談の結果「今は使い続けるのがよい」とお伝えすることがあります。
すぐに手を打つべきサイン
| サイン | なぜ急ぐべきか |
|---|---|
| 担当者の退職・異動が決まった | 中身を知る人がいるうちに調べないと、調査の費用と期間が何倍にもなる |
| 保守会社から撤退・値上げの連絡が来た | 代わりの保守先を探すには、引き継ぎ調査が必要になる |
| OS・データベースのサポートが終わった | セキュリティの修正が出ず、取引先の審査でも説明を求められる |
| 障害が増えた、復旧に時間がかかった | ハードウェアの劣化や、直せる人の不足が表に出始めている |
| 法改正・制度への対応ができない | インボイス、電子帳簿保存法などの対応ができないと、業務が回らなくなる |
| 新しい取引の形に対応できない | Web受注、EDI、他社サービスとの連携ができず、取引の機会を失う |
先延ばしする間にやっておくこと
- システムの棚卸しプログラム、データ、連携先、運用手順を一覧にする。いざ入れ替えるときの期間と費用が大きく変わる
- バックアップと復元の確認データとプログラムのバックアップを取り、実際に復元できるか試す
- ネットワークの制限古いサーバーへの通信を、必要な端末と通信だけに絞る
- 更新の時期の目安を決める「担当者が退職する前年」「サポート終了の2年前」など、動き出す条件を決めておく
- 年に1回見直す上の5つの条件がまだそろっているかを毎年確認する
「放置」と「計画的な先延ばし」は違う何も調べず、何も決めずに使い続けるのが「放置」です。条件を確認し、動き出す時期を決めたうえで使い続けるのは「計画的な先延ばし」で、立派な経営判断です。
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「使い続けてよいか」の判断からオーバーエックスの現状調査（30万円〜・税別）は、入れ替えを前提にしたものではありません。システムを調べたうえで、上の5つの条件がそろっているか、使い続ける場合に何をしておくべきか、入れ替える場合はいつ・どの方法がよいかを報告書にまとめます。使い続ける場合の保守は、システム保守・運用でもお受けしています。
よくある質問
- 何年使ったシステムなら入れ替えるべきですか？
- 年数だけで決める必要はありません。直せる人がいるか、サポートが続いているか、業務に合っているかで判断するのがおすすめです。目安として、基幹システムは10〜15年で見直す会社が多いです。
- 先延ばしにすると、入れ替えの費用は上がりますか？
- 担当者がいなくなった後や、障害が起きた後に急いで入れ替えると、調査と移行の費用が上がりやすくなります。棚卸しを先にしておけば、先延ばしによる費用の増加を抑えられます。
- 開発会社に相談すると、入れ替えを勧められるのでは？
- 開発会社によって姿勢は異なります。使い続ける選択肢も含めて、理由とともに説明してくれる会社を選びましょう。
まとめ
古いシステムでも、直せる人がいる、サポートがある、攻撃されにくい、業務に合っている、止まっても復旧できる、という5つの条件がそろえば、更新の先延ばしは合理的です。ただし担当者の退職や保守会社の撤退などのサインが見えたら、すぐに動きましょう。先延ばしする間も、棚卸しとバックアップは必ず行っておくことが大切です。
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