Lotus Notes（HCL Notes）からの移行｜ワークフローと文書データの移し方と移行先の選び方
「申請・承認や掲示板をNotesで作ったが、作った人がもういない」「Notesのデータベースが数百個あり、何が使われているか分からない」。Lotus Notes（現在のHCL Notes/Domino）は、ワークフローや文書管理の社内アプリを手軽に作れたため、多くの会社に大量のアプリが残っています。
この記事では、Notesのサポートの状況、移行先の選び方、ワークフローと文書データの移し方を解説します。
- Notes/DominoはHCLが現在も開発・提供しているが、古いバージョンは有償の延長サポートが中心
- 移行の最大の課題は、アプリの数が多く、使われていないものが混ざっていること
- まず棚卸しで「移す・まとめる・やめる」を決めると、移行の範囲が半分以下になることもある
- 移行先は、アプリの種類ごとにMicrosoft 365・kintoneなど・独自開発を使い分ける
Notesのサポートの状況
Lotus Notesは、2019年にIBMからHCLに事業が移り、現在はHCL Notes/Dominoとして新しいバージョンが提供されています。一方、古いバージョン（9.0.x・10.0.x）は、標準のサポートが終わり、有償の延長サポート（2030年6月30日まで）の対象になっています。延長サポートは既知の問題の修正が中心で、新しい不具合への対応は含まれません。
つまり、Notesを使い続けること自体は可能ですが、古いバージョンのまま使い続けるのはリスクがある状態です。最新の情報は、HCLの公式サイトや販売店で確認してください。
Notesの移行が難しい理由
- アプリの数が多い：部署ごとに自由に作れたため、数百のデータベースがある会社も珍しくない
- 作った人がいない：設計の意図や、ワークフローの例外の処理が分からない
- 文書と添付ファイルが一体：1つの文書に本文・添付・履歴がまとまっており、表形式のデータに分けにくい
- アクセス権が細かい：文書ごと・項目ごとの閲覧・編集の権限が設定されている
- メールと一体で使っている：通知や承認がNotesメールと結びついている
移行の進め方
- アプリの棚卸しデータベースの一覧、最終更新日、利用者数、文書数、添付の容量を集める
- 「移す・まとめる・やめる」を決める1年以上使われていないものは、データを保存してやめる。似たアプリはまとめる
- アプリを種類で分ける掲示板・文書管理、申請・承認（ワークフロー）、台帳・顧客管理などに分ける
- 種類ごとに移行先を決める下の表を参考に、標準の機能で足りるものと、作り直すものを分ける
- データ移行と並行運用文書と添付を移し、一定期間はNotesを閲覧専用にして残す
アプリの種類ごとの移行先
| アプリの種類 | 主な移行先 | ポイント |
|---|---|---|
| 掲示板・お知らせ | Microsoft 365（SharePoint・Teams）、Google Workspace | 標準の機能で足りることが多い |
| 文書管理・ナレッジ | SharePoint、ファイルサーバーのクラウド化 | フォルダーとアクセス権の設計を見直す |
| 簡単な申請・承認 | Power Automate、ワークフローのSaaS、kintone | 承認ルートが単純なものはSaaSで十分 |
| 複雑なワークフロー | 独自開発のWebシステム | 金額や条件で分岐する承認、他システムとの連携があるもの |
| 台帳・顧客管理 | kintone、CRM、独自開発 | データ量と業務の独自性で選ぶ |
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文書データと添付ファイルの移し方
Notesの文書は、本文、項目（フィールド）、添付ファイル、更新の履歴がひとまとまりになっています。移行先のデータの形に合わせて、次のように分けて移すのが一般的です。
| データ | 移し方の例 |
|---|---|
| 項目（件名・日付・金額など） | CSVなどに書き出し、移行先の表（データベース）に取り込む |
| 本文（リッチテキスト） | HTMLやPDFに変換して保存する。書式が崩れる場合はPDFで残す |
| 添付ファイル | ファイルとして取り出し、文書の番号と対応づけて移行先に保存する |
| 承認の履歴 | 新しいワークフローには移さず、過去分はPDFなどで保存することが多い |
過去の文書をすべて新しいアプリに移すと、費用がかさみます。直近の文書だけを移し、過去分は検索できる形で保存するという分け方も検討しましょう。
よくある質問
- Notesはもう使えなくなるのですか？
- HCL Notes/Dominoは現在も提供されており、最新版に更新して使い続けることもできます。古いバージョンのまま使っている場合は、サポートの状況を確認し、更新か移行かを判断しましょう。
- Notesのメールも移行が必要ですか？
- メールをNotesで使っている場合は、Microsoft 365やGoogle Workspaceへの移行もあわせて検討します。ワークフローの通知がNotesメールに依存していることが多いため、アプリの移行と同時に計画するのがおすすめです。
- 移行にはどのくらいの費用がかかりますか？
- アプリの数と、作り直しが必要なアプリの割合で大きく変わります。棚卸しで範囲を絞ってから見積もると、費用を抑えられます。
まとめ
Notesの移行は、アプリの数が多く、使われていないものが混ざっていることが最大の課題です。まず棚卸しで「移す・まとめる・やめる」を決め、アプリの種類ごとに移行先を使い分けましょう。文書と添付は、直近分を移し、過去分は検索できる形で保存すると費用を抑えられます。
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