古いシステムの「本当の維持費」の計算方法｜保守費・属人化・機会損失を数字にする

「今のシステムは保守費が年間100万円で済んでいるから、入れ替えるより安い」。古いシステムの入れ替えを検討するとき、保守契約の金額だけで比べてしまうことがよくあります。しかし実際には、システムの古さが原因の手作業や、担当者への依存、障害のリスクにも費用がかかっています。

この記事では、古いシステムの「本当の維持費」を数字にする方法を、計算の例とともに解説します。稟議や経営会議の資料づくりにお使いください。

本当の維持費の4つの要素

要素ごとの計算方法

1. 直接の費用

過去1〜3年分の請求書から、保守料、ハードウェアの保守、ライセンス、改修の費用を集めます。改修のたびに高額な見積もりが来る場合は、その金額も年平均にして入れます。

2. 手作業の人件費

システムの外で行っている作業を洗い出し、月あたりの時間×人数×時給で計算します。

時給は、給与だけでなく社会保険料などを含めた1時間あたりの人件費で計算します。この例だけで、年間170万円以上になります。

3. 属人化・障害のリスク

リスクは、起きる確率×起きたときの損失で年あたりの金額に直します。たとえば、「担当者が退職し、調査と引き継ぎに300万円かかる」可能性が5年に1回（年20％）あるなら、年あたり60万円のリスクと考えます。「障害で受注が3日止まり、500万円の売上に影響する」可能性が10年に1回なら、年あたり50万円です。

4. 機会損失

「Web受注ができれば電話とFAXの受付が減る」「在庫がリアルタイムで分かれば欠品が減る」など、今のシステムではできないことで失っているものを書き出します。金額にしにくいものは、無理に数字にせず、文章で並べるだけでも判断の材料になります。

入れ替えと比べる：5年間の総額

使い続ける場合と入れ替える場合を、5年間の総額で比べます。

この例では、5年間では入れ替えのほうが550万円多くかかりますが、6年目以降は年に約190万円の差が出るため、約8年で逆転します。さらに、金額にしていない機会損失や、担当者の退職のような大きなリスクをどう見るかで、判断は変わります。数字は判断のための材料であり、結論を決めるものではないことに注意してください。

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よくある質問

まとめ

古いシステムの本当の維持費は、保守費などの直接の費用に、手作業の人件費、属人化と障害のリスク、機会損失を加えて考えます。5年間の総額で使い続ける場合と入れ替える場合を比べれば、根拠をもって判断できます。数字は議論のための材料として使い、金額にしにくい要素も文章で添えましょう。