Accessのクエリ・マクロ・VBAを読み解く方法｜移行前に業務ルールを洗い出す手順

Accessで作られた業務システムを、Webシステムなどに移行するとき、一番時間がかかるのは「今のAccessが何をしているかを正確に知る」作業です。Accessでは、業務のルールがテーブル、クエリ、フォーム、マクロ、VBAのあちこちに分かれて書かれており、作った人がいないと全体像がつかめません。

この記事では、Accessのクエリ・マクロ・VBAを読み解き、移行前に業務ルールを洗い出す手順を解説します。

業務ルールが書かれている場所

同じ計算が、クエリとフォームとVBAの3か所に少しずつ違う形で書かれていることもあります。どれが実際に使われているかを確かめずに移行すると、新しいシステムで結果が合わない原因になります。

読み解きの手順

1. オブジェクトの一覧を作るテーブル、クエリ、フォーム、レポート、マクロ、モジュールの名前と種類、最終更新日を一覧にする
2. 依存関係を調べるどのフォームがどのクエリを使い、どのクエリがどのテーブルを使うかをたどる
3. 入口を特定する起動時に開くフォーム（メニュー）から、利用者が操作できる範囲をたどる
4. 使われていないものを分けるどこからも呼ばれていないクエリやフォームを、候補として分ける（担当者に確認してから除く）
5. ルールを抜き出す計算式、条件、更新の処理を、業務の言葉に直して一覧にする
6. 担当者に確認する一覧を業務の担当者と読み合わせ、「なぜそうなっているか」を確認する

Accessには、オブジェクトの依存関係を表示する機能やデータベース構造の解析機能があります。数が多い場合は、VBAでオブジェクトの定義（クエリのSQL、フォームのプロパティ、モジュールのコード）を書き出し、テキストとして検索できるようにすると、調査の効率が大きく上がります。

よくある落とし穴

• フォームのコントロールに直接書かれた計算：テーブルには保存されず、画面と帳票にだけ表示される金額がある
• 更新・削除のクエリ：月末に手動で実行している更新クエリが、実は締めの処理の中心になっている
• リンクテーブル：別のAccessファイルやExcel、SQL Serverのデータを参照しており、移行の範囲が1ファイルで終わらない
• Excelとの行き来：VBAでExcelに書き出し、手で加工してから取り込み直す運用がある
• ドメイン集計関数：DLookupやDSumなどで、別のテーブルの値をその場で計算している
• 日付や丸めの扱い：端数の丸め方（四捨五入・切り捨て）が、場所によって違う

洗い出した結果の使い方

業務ルールの一覧は、新しいシステムの要件定義の材料になるだけでなく、移行後のテストの観点にもなります。一覧の各項目について、「新しいシステムで同じ結果になるか」をテストで確かめていけば、移行の漏れを防げます。

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よくある質問

まとめ

Accessの業務ルールは、クエリ・フォーム・マクロ・VBA・テーブルの設定に分散しています。オブジェクトの一覧と依存関係を作り、使われていないものを除いてから、ルールを業務の言葉の一覧にしましょう。担当者との読み合わせで「なぜそうなっているか」を確かめれば、移行の要件定義とテストの土台になります。