【介護・約100名】勤務表の自動作成シミュレーションで、勤務表作りの属人化を解消した事例

システムのユーザー数が約100名の介護事業者のお客さまでは、人手不足が続くなかで勤務表を作れる人が限られ、管理者クラスのスタッフの時間が勤務表作りに奪われていました。当社の開発責任者が担当したこのプロジェクトでは、条件を段階的に設定して理想に近い勤務表を作るシミュレーションを実現し、管理者の負担を減らすとともに、誰でも勤務表を作れる状態にしました。

導入前の課題

介護の現場では、利用者へのサービスを途切れさせないよう、スタッフの勤務を日々組み合わせていく必要があります。このお客さまでは人手不足が続いており、限られた人員で勤務表を組むこと自体が難しい作業になっていました。

勤務表を作れる人が限られていた

勤務表づくりには、スタッフそれぞれの事情や配置のルールを踏まえた細かな判断が求められます。その判断ができる人は限られており、作業は管理者クラスのスタッフに集中していました。本来の管理業務に充てたい管理者の時間が、勤務表を作る作業に消耗していたのです。

市販のシステムでは条件を満たせなかった

勤務表を作る市販のシステムもありますが、このお客さまが必要とする条件を満たした勤務表は作れませんでした。現場ごとの事情を反映できなければ、結局は人が手で直すことになり、負担は減りません。業務の実態に合った仕組みが必要でした。

解決のアプローチ

当社がご支援したのは、勤務予定の自動作成シミュレーションです。ここでいうシミュレーションとは、人員の状況と条件をもとに、システムが勤務表の案を組み立てる仕組みのことです。このプロジェクトでは、条件を段階的に設定できるようにし、人員の状況から理想に近い勤務表を作れるようにしました。

この種のプロジェクトは、一般的に次のような流れで進めます。

1. 現状の把握勤務表を作っている管理者に、どのような順番で、どのような条件を考えながら勤務を組んでいるのかを詳しく伺います。頭の中にある判断の手順を言葉にしていくことが出発点です。
2. 要件の整理洗い出した条件を、必ず守るべきものと、できれば満たしたいものに分けて整理します。条件の優先度をはっきりさせることで、システムで扱える形になります。
3. 設計での工夫条件を一度にすべて当てはめるのではなく、段階的に設定できるようにしました。人員が足りないときでも、優先度の高い条件から順に満たしていくことで、理想に近い勤務表を作れます。
4. テストこれまで手で作っていた勤務表と、システムが作った案を見比べ、現場の感覚とずれがないかを確認します。ずれがあれば条件の設定を見直し、精度を高めていきます。
5. 移行と定着管理者以外のスタッフでも操作できるよう、手順をわかりやすく整えます。一定期間は従来の作り方と並行し、出来上がりを確かめながら切り替えるのが一般的です。

導入後の成果

勤務表の案をシステムで作れるようになったことで、管理者の業務負担が減りました。勤務表作りに追われていた時間を、本来の管理業務に振り向けやすくなっています。

また、勤務表作りが特定の人に頼る作業ではなくなりました。属人化（業務が特定の人にしかできない状態になること）が解消され、条件をもとに誰でも勤務表を作れるようになっています。

このプロジェクトから言えること

• 作れる人の頭の中にある条件を言葉にする。勤務表のように経験に頼る業務は、判断の手順を整理するところから始まります。ここが固まると、システム化の道筋が見えてきます。
• 条件に優先度を付ける。人手不足のもとでは、すべての条件を同時に満たせないこともあります。何を優先するかを決めておけば、現実的な勤務表に近づけます。
• 市販のシステムで合わなければ、独自の仕組みも検討する。業務の実態に合わない仕組みを無理に使うと、手直しの負担が残ります。必要な条件を扱えるかどうかを判断の軸にするとよいでしょう。
• 誰でも使える形にして属人化を防ぐ。特定の人しか操作できない仕組みでは、課題が形を変えて残ります。操作の手順まで含めて整えることが大切です。

同じような課題をお持ちの方へ

勤務表作りが特定の管理者に集中している、市販のシステムでは条件が合わない、といったお悩みは、業務の条件を整理することで解決の糸口が見えることがあります。当社では、現在の勤務表の作り方を伺いながら、システムで扱える形に落とし込むお手伝いをしています。

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