介護や飲食などのサービス業では、シフト（勤務表）作りや勤怠の管理が特定の管理者に集中し、本来の業務に時間を使えないという悩みがよく聞かれます。当社は、市販のサービスでは対応しきれない勤務の条件や運用に合わせて、勤務表の作成支援やスマートフォンで使える勤怠管理などの仕組みを開発します。
- 介護・飲食などのサービス業で起きやすい「勤務表作りの負担」「勤怠管理の定着」「市販サービスとの相性」「予約・顧客情報の管理」といった課題と、その解決策を整理しています。
- 勤務表の自動作成シミュレーションと、スマートフォンでの勤怠申請という、当社のサービス業向けの導入事例を紹介しています。
- 開発費用と期間の目安、ご相談から運用までの進め方、よくある質問をまとめています。
介護・飲食などサービス業でよくあるシステムの課題
勤務表作りに管理者の時間が取られている
スタッフの希望休、資格や経験、時間帯ごとに必要な人数など、多くの条件を満たす勤務表を手作業で作るのは大きな負担です。作れる人が限られていると、その管理者に業務が集中し、属人化（特定の人に業務が依存すること）が進みます。人手が足りない職場ほど、この負担は重くなりがちです。
勤怠や休みの申請がばらばらに行われている
出勤予定の共有を共有カレンダーやチャット、紙で行っていると、申請の漏れや確認の手間が生まれます。スタッフの入れ替わりが多い職場では、新しい人に運用を覚えてもらうこと自体が難しく、仕組みが定着しないこともあります。
市販のシステムでは自社の条件に合わない
勤怠管理やシフト作成のクラウドサービスは数多くありますが、独自の勤務パターンや配置のルールまでは表現できない場合があります。合わない部分をExcelや手作業で補っていると、システムを入れたのに負担が減らないという状況になりかねません。
予約や顧客の情報が店舗・拠点ごとに分かれている
予約の受付や顧客の情報を、拠点ごとの台帳や別々のツールで管理していると、全体の状況を把握しにくくなります。拠点が増えるほど、情報の集計や共有に時間がかかります。
システム化で解決できること
| 課題 | システムでの解決策 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 勤務表作りの負担 | 条件を段階的に設定し、人員の状況から勤務表の案を作るシミュレーション | 管理者の負担が減り、作れる人が限られる状態を解消しやすくなる |
| 勤怠申請のばらつき | スマートフォンから出勤・休暇の申請と予定の確認ができる仕組み | 申請と確認の窓口が一つになり、管理者の確認の手間が減る |
| 市販サービスとの相性 | 自社の勤務パターンや配置ルールに合わせた独自開発、または既存サービスとの連携 | 手作業での補完が減り、運用に合った形で使い続けやすくなる |
| 予約・顧客情報の分散 | 予約と顧客情報を拠点をまたいで管理するWebシステム | 全体の状況を一つの画面で確認でき、集計の手間が減る |
当社の導入事例
当社が介護・飲食のお客さまと進めた導入事例をご紹介します。
ユーザー数約100名の介護事業者では、勤務表を作れる人が限られ、市販のシステムでは条件を満たす勤務表が作れませんでした。そこで条件を段階的に設定し、理想に近い勤務表を作るシミュレーションを実現し、誰でも勤務表を作れるようにしました。約30名の飲食業では、共有カレンダーでの出勤管理が定着しなかったため、出勤・休暇の申請、出勤予定の確認、給与明細の参照をスマートフォンでできるようにし、管理者の負担軽減と出勤率の向上につなげています。
よく開発するシステム
- シフト作成支援システム：スタッフの希望や必要人数などの条件をもとに、勤務表の案を作成します。（関連記事：業務の属人化をシステムで解消する方法）
- 勤怠管理システム：出退勤の記録、休暇の申請と承認、勤務実績の集計を行います。（関連記事：勤怠管理システムを独自開発するケースと費用）
- スタッフ向けスマートフォンアプリ：申請や予定の確認、給与明細の参照などを手元のスマートフォンで行えるようにします。（関連記事：業務アプリ開発の進め方｜スマホ・タブレット対応の注意点）
- 予約管理システム：予約の受付と空き状況の管理を行い、拠点ごとの予約を一元化します。（関連記事：予約管理システムの開発費用と必要な機能）
- 顧客管理システム：利用者や顧客の情報、利用履歴をまとめて管理します。（関連記事：顧客管理システムは自社開発すべき？SaaSとの比較）
費用と期間の目安
当社サイト共通の目安です。実際の費用は、対象業務の範囲や、給与計算ソフトなど既存の仕組みとの連携の有無によって変わります。
| 規模 | 開発費用（税別の目安） | 期間（要件定義〜稼働） |
|---|---|---|
| 小規模 | 100万〜300万円 | 1〜3か月 |
| 中規模 | 300万〜1,000万円 | 3〜6か月 |
| 大規模 | 1,000万円以上 | 6か月〜1年以上 |
種類別では、業務システムが100万〜1,000万円、Webシステムが200万〜1,000万円が目安です。稼働後の保守費は、年間で開発費の10〜15％程度を見込んでください。詳しくはシステム開発の費用と期間の目安をご覧ください。
進め方
- ご相談・現状整理勤務表の作り方や勤怠の管理方法、今使っているツールをうかがいます。サービス業では、管理者だけでなく現場のスタッフがどう使うかもあわせて整理します。
- 要件定義システムで実現すること（要件）を決めます。勤務の条件や配置のルールを一つずつ言葉にし、優先順位を付けます。
- 設計・開発画面やデータの持ち方を設計し、開発します。入れ替わりのあるスタッフでもすぐ使えるよう、説明がなくても迷わない画面を目指します。
- テスト・移行実際の勤務条件で勤務表の案や申請の流れを試し、結果を確かめます。シフトの締めの時期を避けるなど、現場の負担が少ない時期に切り替えます。
- 運用・改善稼働後の問い合わせ対応や改修を行います。使いながら見えた条件の追加や画面の改善を、段階的に反映していきます。
よくある質問
- 市販のシフト管理サービスと独自開発はどう選べばよいですか？
- 勤務のルールが標準的で、市販のサービスで条件を満たせるならサービスの利用が向いています。独自の勤務パターンや配置のルールがあり、市販のサービスでは満たせない場合は独自開発が向いています。当社では、現状を整理したうえでどちらが合うかを一緒に検討します。
- 勤務表を完全に自動で作れますか？
- 条件の内容によりますが、当社の事例では、条件を段階的に設定し、人員の状況から理想に近い勤務表を作るシミュレーションを実現しました。最終的な調整は人が行う前提で、案を作る負担を減らす設計にすることで、現場で使い続けやすくなります。
- スタッフが自分のスマートフォンから使えるようにできますか？
- できます。出勤・休暇の申請、出勤予定の確認、給与明細の参照などをスマートフォンから行える仕組みを開発した事例があります。誰が何を見られるかといった権限の設定も、あわせて設計します。
- 小さな事業所でも依頼できますか？
- ご相談いただけます。当社には、ユーザー数約30名の飲食業の事例もあります。課題の大きい業務から小さく始め、効果を確かめながら機能を広げる進め方も可能です。
関連サービス業務システム開発
関連サービスWebシステム開発
自社の場合の費用や進め方を知りたい方へ
現在の業務やシステムの状況をうかがい、進め方と費用の目安をご提案します。要件が固まっていない段階でも、お気軽にご相談ください。